Umsatzsteuer in der Gastronomie — Abrechnung und Besonderheiten
Die Unterschiede zwischen Essen vor Ort und zum Mitnehmen verstehen, die richtigen Steuersätze anwenden und korrekt beim Finanzamt abrechnen.
Warum die Umsatzsteuer in Restaurants so kompliziert ist
Die Umsatzsteuer in der Gastronomie ist nicht einfach. Du brauchst unterschiedliche Steuersätze für verschiedene Produkte und musst genau unterscheiden, ob der Gast seine Mahlzeit im Restaurant einnimmt oder mitnimmt. Das ist nicht nur ein administrativer Aufwand — Fehler können teuer werden.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir die wichtigsten Regelungen, wie du die richtigen Steuersätze anwendest und deine Abrechnung beim Finanzamt sauber dokumentierst. Du wirst verstehen, warum bestimmte Speisen und Getränke unterschiedlich besteuert werden und wie du vermeidest, dass es zu Nachzahlungen kommt.
Die zwei Schlüsselunterschiede: Hier essen vs. zum Mitnehmen
Das Finanzamt unterscheidet streng zwischen zwei Szenarien: Speisen und Getränke, die du im Restaurant servierst (Verzehr vor Ort) und solche, die Gäste mitnehmen. Der Unterschied liegt in den Steuersätzen.
Für Speisen zum Verzehr im Restaurant gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Das bedeutet: Wenn ein Gast einen Teller Pasta für 15 Euro isst und bezahlt, sind da 1 Euro Umsatzsteuer enthalten. Bei Speisen zum Mitnehmen (Takeaway, Lieferdienste) gilt hingegen der reguläre Steuersatz von 19%. Das ist der entscheidende Punkt, den viele Restaurants übersehen oder falsch handhaben.
Wichtig: Diese Regelung gilt seit 2020 und wurde mehrfach angepasst. Dein Kassensystem muss diese Unterscheidung automatisch erfassen können, sonst riskierst du bei Betriebsprüfungen Nachzahlungen.
Steuersätze für einzelne Produkte: Die Details
Es wird noch komplizierter: Nicht alle Speisen und Getränke fallen unter den gleichen Steuersatz, auch wenn sie vor Ort verzehrt werden. Hier sind die wichtigsten Kategorien:
- Warme Speisen (7%) — Pizza, Pasta, Schnitzel, alles, das gekocht oder gebraten wird
- Kalte Speisen (19%) — Salate, Sandwiches, kalte Platten (wenn nicht belegt/zubereitet)
- Getränke (19%) — Bier, Wein, Softdrinks, Kaffee, Tee — immer 19%, egal ob vor Ort oder Takeaway
- Alkoholfreie Getränke (19%) — Auch Wasser und Saft fallen unter den regulären Satz
Das ist eine häufige Fehlerquelle: Viele Gastronomen denken, dass alle Speisen und Getränke mit 7% besteuert werden, wenn sie vor Ort serviert werden. Das stimmt nicht für Getränke. Ein Cappuccino mit 7% zu berechnen, ist falsch und kann zu Strafzinsen führen.
Praktische Abrechnung: So funktioniert es richtig
Die korrekte Abrechnung hängt davon ab, wie dein Kassensystem strukturiert ist. Du solltest separate Kategorien haben für:
- Speisen vor Ort (7%)
- Speisen zum Mitnehmen (19%)
- Getränke vor Ort (19%)
- Getränke zum Mitnehmen (19%)
Bei deiner monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuererklärung trägst du die Summen aus jeder Kategorie in die entsprechenden Zeilen ein. Dein Finanzamt wird diese überprüfen, und wenn Unstimmigkeiten auffallen, kann das zu Nachzahlungen oder sogar Strafzinsen führen.
Ein Restaurant mit 80.000 Euro monatlichem Umsatz kann leicht 500-800 Euro pro Monat an Steuern falsch berechnen, wenn die Kategorisierung nicht stimmt. Das summiert sich schnell zu mehreren tausend Euro im Jahr.
5 praktische Tipps für deine Umsatzsteuerabrechnung
Diese Maßnahmen helfen dir, Fehler zu vermeiden und die Abrechnung zu vereinfachen.
Kassensystem richtig konfigurieren
Dein Kassensystem muss die vier Kategorien automatisch unterscheiden. Das spart dir Zeit und Fehler. Moderne Systeme wie iZettle oder SumUp können das. Ältere Kassen müssen manuell gepflegt werden — das ist fehleranfällig.
Regelmäßig kontrollieren, nicht erst beim Finanzamt
Überprüfe monatlich, ob deine Kategorien stimmen. Ein Fehler, den du selbst findest und korrigierst, ist halb so teuer wie einer, den das Finanzamt entdeckt. Und du sparst dir die Nerven einer Betriebsprüfung.
Dokumentation für Lieferdienste und Takeaway
Wenn du über Lieferdienste wie Deliveroo oder Just Eat verkaufst, stellt sich die Frage: Ist das Takeaway (19%) oder speziell durch den Dienst vermittelter Verkauf? Die Antwort: Es ist Takeaway. Das muss in deinen Unterlagen dokumentiert sein.
Getränke nicht vergessen
Das ist die häufigste Fehlerquelle: Getränke mit 7% zu berechnen. Das funktioniert nicht. Selbst wenn ein Gast sein Getränk im Restaurant trinkt, gilt 19%. Das musst du im Team klar kommunizieren, besonders beim Personal an der Kasse.
Belege und Kassenbons aufbewahren
Halte alle Kassenbons und Belege mindestens 6 Jahre auf. Das Finanzamt kann jederzeit eine Prüfung anordnen. Digitale Systeme machen das leichter — ein Backup deiner Kassendaten ist Gold wert.
Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer
Was ist, wenn ein Gast im Restaurant sitzt, aber sein Essen später abholt?
Das zählt als Takeaway und wird mit 19% besteuert. Die Lokation spielt keine Rolle — entscheidend ist, ob der Gast das Essen sofort verzehrt oder mitnimmt.
Gilt die 7%-Regel auch für Getränke, die im Restaurant serviert werden?
Nein. Getränke unterliegen immer 19%, egal ob sie im Restaurant oder zum Mitnehmen verkauft werden. Das ist eine häufige Verwechslung.
Wie muss ich Buffets besteuern?
Buffets gelten als Verzehr vor Ort und werden mit 7% besteuert. Allerdings: Wenn du Gästen auch Behälter zum Mitnehmen gibst (z.B. bei einem Salatbuffet), musst du dokumentieren, was mitgenommen wird — das wäre dann 19%.
Was passiert, wenn ich die falschen Steuersätze berechne?
Das Finanzamt wird Nachzahlungen plus Strafzinsen (5-10% pro Jahr) fordern. Bei wiederholten Verstößen droht auch ein Verwarnungsgeld. Im schlimmsten Fall kann das zu einer Betriebsprüfung führen.
Das Wichtigste zusammengefasst
Die vier Kategorien
- Speisen vor Ort: 7%
- Speisen zum Mitnehmen: 19%
- Getränke (egal wo): 19%
- Kalte Speisen zum Mitnehmen: 19%
Deine Checkliste
- Kassensystem mit vier Kategorien einrichten
- Monatlich kontrollieren und Fehler korrigieren
- Team über die Regeln schulen
- Belege und Kassenbons aufbewahren
- Regelmäßig mit Finanzamt kommunizieren bei Fragen
Die Umsatzsteuer ist nicht kompliziert, wenn du die Regeln verstehst und sie konsequent anwendest. Ein gutes Kassensystem und regelmäßige Kontrolle sparen dir Tausende Euro und eine Menge Stress mit dem Finanzamt. Investiere die Zeit jetzt, und du sparst sie später um ein Vielfaches.
Hast du Fragen zur Umsatzsteuer in deinem Restaurant?
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Kontakt aufnehmenHinweis zur Rechtmäßigkeit
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zur Umsatzsteuer in der Gastronomie. Er ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Die Steuergesetze ändern sich regelmäßig, und deine spezifische Situation kann Besonderheiten aufweisen. Wir empfehlen dir, einen Steuerberater oder Buchhalter zu konsultieren, bevor du wichtige Entscheidungen zur Steuererklärung triffst. Die Informationen in diesem Artikel wurden sorgfältig recherchiert, aber wir übernehmen keine Haftung für Fehler oder Unvollständigkeit.
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