Personalkosten und Lohnabrechnung im Hotel und Restaurant
Tipps zur Berechnung von Personalkosten, Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer — häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Warum die korrekte Lohnabrechnung entscheidend ist
Personalkosten sind in der Gastronomie und Hotellerie oft der größte Kostenblock. Sie machen durchschnittlich 28-35% des Umsatzes aus — das ist erheblich. Wenn deine Lohnabrechnung nicht stimmt, verlierst du schnell Geld. Gleichzeitig drohen Strafen vom Finanzamt oder der Sozialversicherung, wenn du Fehler machst.
Das Wichtigste: Es geht nicht nur um die Bruttolöhne. Du musst auch Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuern, Kirchensteuer und weitere Abzüge korrekt berechnen. Viele Restaurantleiter*innen unterschätzen, wie komplex das wird, besonders wenn du verschiedene Arten von Mitarbeiter*innen beschäftigst — von Vollzeitkräften über Minijobber*innen bis zu Auszubildenden.
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lohnabrechnung
So berechnest du die Löhne korrekt und vermeidest häufige Fehler
Arbeitszeiten erfassen
Beginne mit der genauen Erfassung. Das klingt simpel, ist aber der Fundament. Du brauchst dokumentierte Arbeitszeiten — per Zeiterfassungssystem, Stundenlisten oder Stundenzettel. Im Hotel- und Gaststättenbetrieb sind variable Schichten normal. Wichtig: Halte fest, wann deine Mitarbeiter*innen angefangen und aufgehört haben, inklusive Pausen.
Bruttogehalt berechnen
Multipliziere die Stunden mit dem vereinbarten Stundensatz oder rechne das Monatsgehalt aus. Addiere Zuschläge — etwa für Nachtschichten (25%), Sonntage (50%) oder Feiertage (100%). Im Gastgewerbe sind diese Zuschläge gesetzlich festgelegt. Eine Kellnerin mit Basis-Stundensatz von 12 verdient bei einer Nachtschicht-Stunde also 15.
Sozialversicherungsbeiträge abziehen
Das ist oft die größte Überraschung. Der Arbeitnehmer*innen-Anteil liegt bei etwa 20-21% des Bruttogehalts (2026). Das umfasst: Rentenversicherung (9,3%), Arbeitslosenversicherung (1,3%), Krankenversicherung (7,3%) und Pflegeversicherung (3,4%). Bei einem Bruttogehalt von 2.000 zahlst du etwa 420 ab.
Lohnsteuer berechnen
Die Lohnsteuer variiert je nach Steuerklasse und Brutto. Du benötigst die Lohnsteuertabelle für 2026 — diese findest du beim Bundeszentralamt für Steuern. Wichtig: Die meisten angestellten Köch*innen und Kellner*innen sind in Steuerklasse I. Bei 2.000 brutto liegt die Lohnsteuer etwa bei 200-250.
Netto berechnen und auszahlen
Das Netto ist: Brutto minus Sozialversicherung minus Lohnsteuer. Weitere Abzüge können Kirchensteuer (8-9%), Kapitalertragsteuer oder Unterhalt sein. Überweise das Netto bis zum letzten Arbeitstag des Monats — das ist Pflicht. Dokumentiere alles auf einer Lohnabrechnung, die deine Mitarbeiter*innen bekommen.
Arbeitgeberabgaben — was du selbst zahlen musst
Das ist oft der blind spot. Viele Gastronomen*innen denken nur an das Gehalt selbst. Aber du zahlt als Arbeitgeber*in auch Beiträge! Diese sind ähnlich hoch wie der Arbeitnehmer*innen-Anteil — etwa 20-21% des Bruttogehalts. Das heißt: Ein Mitarbeiter mit 2.000 brutto kostet dich insgesamt etwa 2.420 pro Monat.
Konkret zahlst du: Rentenversicherung (9,3%), Arbeitslosenversicherung (1,3%), Krankenversicherung (7,3%) und Pflegeversicherung (3,4%). Hinzu kommt die Unfallversicherung, die je nach Branche variiert. In der Gastronomie sind es etwa 3,3%.
Beispielrechnung: Bei einem Monatsgehalt von 2.000 fallen für dich als Arbeitgeber folgende Kosten an:
- Bruttolohn: 2.000
- Arbeitgeberabgaben (ca. 23,5%): 470
- Gesamtkost für dich: 2.470
Spezialfälle in der Gastronomie und Hotellerie
Besondere Regelungen, die du kennen musst
Minijob-Regelung
Wenn deine Mitarbeiter*innen monatlich maximal 538 verdienen (2026), ist es ein Minijob. Hier zahlst du pauschal 15% Abgaben — dein Mitarbeiter erhält 100% des Lohns ausbezahlt. Das ist für Aushilfen in Restaurants oft attraktiv. Du musst das aber bei der Minijob-Zentrale anmelden.
Trinkgeld und Service-Entgelt
Trinkgeld gehört nicht zum Bruttolohn — es wird nicht versteuert und nicht verbeitragt. Aber wenn du ein Service-Entgelt (z.B. 15% auf der Rechnung) einbehältst und an Mitarbeiter*innen weitergibst, musst du das als Lohn behandeln. Das ist ein häufiger Fehler.
Auszubildende
Azubis zahlen volle Sozialversicherungsbeiträge wie alle anderen. Die Ausbildungsvergütung ist aber oft niedriger. Im Gastgewerbe liegt die Vergütung im ersten Lehrjahr 2026 bei etwa 600-750 monatlich. Wichtig: Du brauchst einen Ausbildungsvertrag und musst das bei der zuständigen Handwerkskammer anmelden.
Kurzarbeit
In schwachen Phasen (etwa im Winter) kannst du Kurzarbeit anmelden. Deine Mitarbeiter*innen erhalten dann Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit. Du musst aber nachgelagerte Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Nutze das nur, wenn es wirtschaftlich notwendig ist.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung
Viele Restaurantleiter*innen machen immer wieder die gleichen Fehler. Hier sind die wichtigsten — und wie du sie vermeidest:
Zuschläge nicht dokumentieren
Wenn eine Kellnerin am Sonntag arbeitet und du ihr verbal 50% mehr versprichst, aber nicht aufschreibst, gibt es später Streit. Dokumentiere ALLE Zuschläge im Arbeitsvertrag oder in einer schriftlichen Vereinbarung. Das schützt dich und deine Mitarbeiter*innen.
Schwarzlohn zahlen
Das ist nicht nur illegal, sondern auch teuer. Bußgelder liegen bei mindestens 5.000. Manche Kontrollen führen zu 50.000+ Strafen. Zahle immer offiziell an die Sozialversicherung an.
Arbeitszeiten falsch erfassen
Wenn du nicht genau dokumentierst, wer wie lange gearbeitet hat, wird es bei Kontrollen problematisch. Das Arbeitszeitgesetz verlangt eine genaue Erfassung. Nutze digitale Zeiterfassungssysteme — die sind günstig und sicher.
Minijob-Grenzen überschreiten
Ein Minijobber verdient regelmäßig 538 (2026). Wenn die Stunden variabel sind und der Verdienst manchmal über dieser Grenze liegt, ist es kein Minijob mehr — du musst volle Beiträge zahlen. Achte auf die durchschnittliche monatliche Entlohnung.
Steuertabellen nicht aktualisieren
Die Lohnsteuertabelle ändert sich jedes Jahr. Wenn du 2025er Tabellen für 2026 nutzt, zahlst du falsche Steuern. Aktualisiere deine Software oder Tabellen zum 1. Januar jedes Jahres.
Hilfsmittel für die Lohnabrechnung
Tools und Ressourcen, die dir die Arbeit erleichtern
Lohnabrechnung-Software
Programme wie Lexoffice, Sevdesk oder Wiso enthält Lohnabrechnung-Module. Sie berechnen Steuern automatisch und aktualisieren sich. Kosten: 10-50/Monat. Spart Zeit und Fehler.
Zeiterfassungssysteme
Digitale Stundenzetteln oder Zeiterfassungs-Apps (z.B. Clockodo, Toggl) dokumentieren automatisch. Besser als manuelle Listen — und rechtssicher.
Steuer- und Sozialversicherungsrechner
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und die Deutsche Rentenversicherung bieten kostenlose Online-Rechner für Steuern und Beiträge.
Steuerberater*in konsultieren
Für regelmäßige Unterstützung zahlst du etwa 100-300/Monat. Das spart dir Fehler und Bußgelder. Viele haben auch Online-Sprechstunden.
Das Wichtigste in Kürze
- Personalkosten sind dein größter Kostenfaktor — rechne sie genau
- Brutto minus Sozialversicherung und Lohnsteuer ergibt das Netto
- Arbeitgeberabgaben sind ähnlich hoch wie der Arbeitnehmer*innen-Anteil
- Dokumentiere alles: Arbeitszeiten, Zuschläge, Verträge
- Nutze Software und aktualisiere Steuertabellen jedes Jahr
- Häufige Fehler kosten dich schnell Tausende Euro
Brauchst du Unterstützung?
Die Lohnabrechnung ist komplex, aber mit den richtigen Tools und etwas Struktur machbar. Wenn dich das alles überfordert, ist ein Steuerberater eine gute Investition — besonders wenn du mehrere Mitarbeiter*innen hast.
Hinweis zu diesem Artikel
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zur Lohnabrechnung in Deutschland. Er ersetzt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung. Regelungen ändern sich jährlich — überprüfe aktuelle Gesetze und Tarife für 2026. Bei Unsicherheiten konsultiere einen Steuerberater oder die zuständige Agentur für Arbeit. Für spezifische Fragen zu deinem Restaurant kontaktiere einen Fachexperten.
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